在索取保健品相关资料时，可以遵循以下步骤：
基本资质文件
营业执照：证明企业的合法经营资格。
生产许可证或流通许可证：证明企业具备生产或销售保健食品的资质。
质量认证证书：如ISO 9001等，证明产品符合特定质量标准。
检验合格报告：与经营的保健食品批次相对应的检验报告，确保产品质量。
进口食品证明：包括有效商检证明和检验检疫合格证明。
国家食品药品监督管理局核查
购入保健食品时，需在国家食品药品监督管理局或省食品药品监督管理部门官方网站上进行核查。如检索不到，应及时向监管部门报告。
销售发票或销售凭证
索取供货商出具的正式销售发票或有供货商盖章或签名的销售凭证，并留具真实地址和联系方式。
其他可能需要的资料
保健食品批准证书：证明产品已经过国家相关部门的审批。
税务登表：证明企业的税务合规性。
厂房租赁协议（如适用）：证明生产或经营场所的合法性。
原料的相关证明：如原料的生产工艺流程图、配方、质量标准、检验方法、检验报告等。
企业简介和主要设备清单：帮助了解企业的基本情况。
组织机构图：展示企业的组织架构。
备案流程 （如适用）：
保健食品备案登记表及法律责任承诺书。
主体登记证明文件（如营业执照、生产许可证等）。
产品配方材料、生产工艺材料及安全性和保健功能评价材料。
办理保健品经营许可证
向所在地的食品药品监督管理部门提交申请，包括企业经营许可申请表、预先核准证明复印件、营业执照复印件等。
注意法规变化
由于法规和标准可能会更新，建议在索取资料前，先咨询当地食品药品监督管理部门或相关机构，确保所索取的资料是最新的，并且符合当前法规要求。
通过以上步骤，可以确保在索取保健品相关资料时，能够全面、准确地获取到所需的文件和信息，从而保障产品的合法性和安全性。